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Comment rédiger une note de frais ?

Si vous effectuez un paiement pour raison professionnelle avec votre compte bancaire personnel, sachez que vous pouvez vous le faire rembourser. Pour cela, vous devez rédiger une note de frais. À quel moment doit-on rédiger une note de frais ? Quelles sont les informations obligatoires ? Découvrez les conseils sur les notes de frais.

À quel moment peut-on faire une note de frais ?

Dans la plupart des cas, la note de frais permet au salarié d’informer le service comptable, qu’il a effectué un paiement dans le cadre professionnel, mais avec un moyen de paiement personnel.

Prenons l’exemple d’un employé ne disposant d’aucun moyen de paiement professionnel et devant régler la note de restauration d’un client. En demandant au restaurant qu’il lui édite une facture et après avoir complété une note de frais, l’employeur pourra lui rembourser les frais engagés.

Existe-t-il un montant maximal pour une note de frais ?

D’un point de vue législatif, il n’y a aucune somme maximale pour les notes de frais. Mais pour toute déclaration de frais engagés, que ce soit pour les nuitées à l’hôtel, les repas au restaurant ou autres, vous devrez justifier de vos dépenses auprès de votre employeur. Il convient donc de ne pas abuser lors de vos paiements professionnels et de conserver tous les justificatifs.

De ce fait, même si la loi n’impose pas de montant maximal, ce sont en général les entreprises qui fixent les plafonds de dépenses autorisées et donnant lieu à un remboursement via note de frais. Cette solution est adoptée afin d’éviter les excès de consommation de certains salariés. Ainsi, si vous dépassez le seuil maximal fixé sur votre note de frais, l’entreprise ne vous remboursera que la somme maximale autorisée.

Un modèle de note de frais gratuit à télécharger

Si vous êtes amené à avancer régulièrement de l’argent pour votre entreprise, celle-ci devrait vous fournir un modèle de document à remplir pour vos notes de frais. Lorsqu’il sera complété, le document devra être retourné à votre employeur en y joignant la ou les factures correspondantes.

Dans le cas ou votre entreprise ne vous délivre pas automatiquement d’exemplaire de note de frais, renseignez-vous auprès de votre service comptabilité. Il vous fournira le modèle adéquat de note de frais propre à l’entreprise.

Dernière solution, si vous disposez d’un point d’accès internet, vous pouvez télécharger gratuitement de nombreux exemplaires sur le net en tapant dans votre navigateur « modèle de note de frais gratuit ». Vérifiez avant d’utiliser un exemplaire numérique de note de frais que celui-ci mentionne les informations obligatoires.

Les informations obligatoires à mentionner sur une note de frais

Sachez qu’il vous est possible de rédiger manuellement un document faisant office de note de frais. Par contre, lorsque vous rédigez vous-même vos notes de frais, vous devez penser à y faire figurer certaines informations obligatoires. Ces données doivent être présentes sur toutes vos notes de frais, qu’elles soient numériques ou sur format papier.

Toute note de frais doit mentionner la date à laquelle a eu lieu la dépense, avec un descriptif concis de la dépense. La somme doit être mentionnée Hors Taxe en y mentionnant le total de la TVA. Cette information, permet à votre employeur de récupérer ultérieurement la taxe sur la valeur ajoutée.

Si vous devez justifier de frais de déplacements, il peut vous être demandé des justificatifs kilométriques tels que les relevés du kilométrage de votre véhicule avant le départ et à l’arrivée.

Les notes de frais et les impôts

Si vous ne parvenez pas à vous faire rembourser par votre employeur vos dépenses professionnelles, et ce, malgré l’édition de vos notes de frais, sachez qu’elles peuvent être incluses dans vos frais réels lors de votre déclaration d’impôts sur le revenus. En effet, les frais réels concernent la totalité des dépenses que vous effectuerez dans le cadre professionnel dans la limite de 12502 €.

Virginie

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